Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica INFORME N° DFOE-EC-IF-00020-2017 27 de NOVIEMBRE, 2017 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TECNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO QUE REALIZA POPULAR SOCIEDAD DE FONDOS DE INVERSIÓN, S.A. 2017 http://www.cgr.go.cr/ Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica CONTENIDO Página N° RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 1 ORIGEN DE LA AUDITORÍA ..................................................................................................... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA .................................................................................................. 1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA ................................................................................................... 2 ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ........................... 2 GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA ........................................................................... 2 METODOLOGÍA APLICADA ...................................................................................................... 3 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ....................................... 3 2. RESULTADOS .................................................................................................................. 4 TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NO ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización de Servicios Económicos Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio No. 14667 27 de noviembre, 2017 DFOE-EC-0769 Máster Luis Diego Jara Hernández Gerente General a.i. POPULAR SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE FONDOS DE INVERSION S.A. Estimado señor: Asunto: Remisión del Informe N° DFOE-EC-IF-00020-2017, sobre la “Auditoría de Carácter Especial sobre el cumplimiento de los requisitos normativos, técnicos y mecanismos de control en las etapas del proceso presupuestario que realiza Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A”. Me permito remitirle el Informe N.° DFOE-EC-IF-00020-2017, preparado por esta División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, en el cual se consignan los resultados de la Auditoría de Carácter Especial sobre el cumplimiento de los requisitos normativos, técnicos y mecanismos de control en las etapas del proceso presupuestario que realiza Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A. La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones, deberá remitirse, en los plazos y términos fijados, a la Gerencia del Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General. Es importante señalar que para el cumplimiento de lo dispuesto por este Órgano Contralor en el citado informe, corresponde a esa Administración observar los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante Resolución N° R-DC-144-2015, publicada en La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015. En los Lineamientos señalados, entre otros asuntos, se establece que esa Sociedad ...

División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No.13302 02 de noviembre de 2017 DCA-2763 Señor José Francisco Vargas Leitón Intendente Municipal Concejo Municipal de Distrito de Monteverde Estimado señor: Asunto: Se deniega autorización de contratación directa solicitada por el Concejo Municipal del Distrito de Monteverde, para la adquisición de los servicios del Geólogo Juan Guillermo Guzmán Alpízar, por un monto de ¢950.000,00 (novecientos cincuenta mil colones), para la realización de el trámite de solicitud de un permiso de extracción de material, a efectos de rehabilitar las rutas del distrito que fueron dañadas con ocasión de la afectación de la Tormenta Tropical NATE. Nos referimos a su oficio N° CMDM-260-10-17 del 12 de octubre del 2017, recibido al día siguiente en esta Contraloría General de la República, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficio N° CMDM-268-10-17 del 25 de octubre del 2017, recibido al día siguiente en esta Contraloría General, se atendió el oficio N° 12473 -DCA-2554- del 20 de octubre del 2017 emitida por esta División de Contratación Administrativa, referida a requerimiento de información adicional planteada. I.-Antecedentes y justificación de la solicitud. Manifiesta el Intendente Municipal como razones que justifican la solicitud en estudio, las siguientes: 1. Que el Concejo de Distrito de Monteverde solicita autorización para contratar en forma directa los servicios del Geólogo Juan Guillermo Guzmán Alpízar, por un monto de ¢950.000,00, para la realización del trámite de solicitud de un permiso de extracción de material de un terreno propiedad de dicho Concejo, a efectos de rehabilitar las vías del distrito que fueron afectadas por la Tormenta Tropical Nate. 2. Que el monto solicitado corresponde a labores de permiso de extracción, para lo cual deberá realizar una vi ...

División Jurídica Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio Nº 01270 26 de enero de 2016. DJ-0110-2016 Señora Celina Víquez González Auditora Interna Popular Fondos de Inversión Estimada señora: Asunto: Se rechaza consulta por falta de requisitos para su presentación. Se refiere este Despacho a su oficio número AI-SAFI-066-2015 con fecha de 01 de diciembre de 2015, mediante el cual señala que el Gerente de Popular SAFI estableció una boleta, para que el personal administrativo le informe sobre las llegadas tardías o las salidas anticipadas, por lo que el Gerente solicita las boletas respectivas del personal de la Auditoría, sin embargo indica en su oficio que por medio del oficio AI-SAFI-034-2015 del 23 de junio del 2015 le informa al Gerente que ambos funcionarios están exentos de la marca desde el 2008 y 2011. Por lo anterior nos consulta si los asistentes de auditoría deben informarle y justificarle al señor Gerente mediante dicha boleta sobre sus tardías y salidas anticipadas, aunque estén realizando gestiones propias de su labor, pese a que el 71% de personal no cumple con los horarios, ni confecciona las mencionadas boletas. En atención a la consulta planteada, debe advertirse que en el ejercicio de la potestad consultiva de la Contraloría General, regulada en el artículo 29 de la Ley Orgánica (Ley Nº 7428 del 4 de setiembre de 1994), el órgano contralor ejerce dicha función en el ámbito de sus competencias, de manera que atiende las consultas que al efecto le dirijan los órganos parlamentarios, los diputados de la República, los sujetos pasivos y los sujetos privados no contemplados en el inciso b), del artículo 4, de la indicada ley. En este sentido, el “Reglamento sobre la recepción y atención de c ...

División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No. 17791 3 de diciembre, 2015 DCA-3224 Señor José Francisco Vargas Leitón Intendente CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO MONTEVERDE Estimado señor: Asunto: Se concede autorización al Concejo Municipal de Distrito de Monteverde, para promover una contratación directa concursada para la operación del Centro de Cuido y Desarrollo Infantil en el Distrito de Monteverde, por un monto estimado de ¢81.000.000,00 (ochenta y un millones de colones exactos), por el plazo máximo de un año. Nos referimos a su oficio IMCMDM-149-10-15, recibido en fecha 30 de octubre de 2015 en esta Contraloría General de la República, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficio 16601-2015 (DCA-2949) del 12 de noviembre de 2015, este Despacho solicitó información adicional a la Administración, la que fue suministrada mediante oficio IMCMDM-173-11-15, recibido en fecha 19 de noviembre de 2015. I. Justificación de la solicitud. El Concejo Municipal de Distrito de Monteverde fundamenta la necesidad de realizar un procedimiento de contratación directa, con base en las siguientes consideraciones: 1) Que no es conveniente realizar un procedimiento ordinario de contratación, ya que esto podría afectar el interés superior de los niños. 2) Que el proyecto tiene un componente de impacto social, por cuanto establece una capacidad de atención de 75 niños y niñas, con no menos del 60% de ellos pertenecientes a familias en condición de pobreza o de riesgo y vulnerabilidad social. 3) Que es indudable la urgencia de que el Centro de Cuido opere a la mayor brevedad posible, ya que con él se abren nuevas oportunidades de trabajo, estudio y crecimiento personal para las familias en riesgo y vulnerabilidad social, brindándose de esta manera la posibilidad de mejorar su calidad de vida. 4) Que la Red Nacional de Cuido t ...

División Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No. 16224 05 de noviembre de 2015 DCA-2846 Señor Alejandro Centeno Roa Gerente General Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A. Fax 22108971 Estimado señor: Asunto: Se deniega autorización a Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A., para realizar una venta de garaje del inventario adquirido por esa entidad en el año 2003, estimado en un monto de $10.546,10 ( diez mil quinientos cuarenta y seis con diez centavos de dólares) (moneda en curso en los Estados Unidos de América). Nos referimos a su oficio número SAFI-GG-401-2015 de fecha 21 de octubre de 2015, recibido en esta Contraloría General el día 22 del mismo mes y año, mediante el cual solicita a este órgano contralor la autorización descrita en el asunto. I.-Antecedentes y justificación Como antecedentes y justificaciones que brinda Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A. como fundamento de la solicitud destacan los siguientes: 1. Que recientemente esa Sociedad se trasladó de oficinas y adquirió mobiliario nuevo, ya que el existente en ese momento había sido adquirido en el año 2003 y la mayoría presentaba algún daño. 2. Que producto de lo anterior, mantienen en desuso panelería de divisiones livianas, mobiliario de oficina y otros artículos (3 televisores y una caja fuerte). 3. Que con el objetivo de recuperar algún valor de rescate de dichos activos, promovieron el Remate No.01-2015 que se llevó a cabo a las 10:00 am del 13 de octubre de 2015, sin embargo siendo la hora fijada no se presentó ningún interesado en el proceso en mención. 4. Que actualmente mantienen los activos en una oficina en el mismo edificio donde se ubican, la cual debe desocuparse a más tardar al 15 de noviembre del presente año, fecha a partir de la cual deberá incurrir en costos de bodegaje o de alquiler de algún local por el tiempo que se requiera. ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización de Servicios Económicos Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio No.14141 30 de septiembre, 2015 DFOE-EC-0684 Master Alejandro Centeno Roa Gerente General POPULAR SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE FONDOS DE INVERSIÓN Estimado señor: Asunto: Aprobación del presupuesto extraordinario N° 1 del año 2015 del Popular Sociedad Administradora de Fondos de Inversión. Esta Contraloría General recibió su oficio N° SFI-GG-365-2015 el 18 de septiembre de 2015, mediante el cual se remite el presupuesto extraordinario N° 1- 2015 de esa Sociedad, que tiene como propósito incorporar en el presupuesto vigente, ajustes (aumentos y rebajos) en los conceptos que conforman la cuenta Ingresos Corrientes, así como ajustes en las partidas de gastos Remuneraciones, Servicios, Bienes duraderos y Transferencias Corrientes. Lo anterior, de acuerdo con el comportamiento observado durante el período. Al respecto, luego del análisis realizado, este Órgano Contralor resuelve aprobar el citado documento presupuestario. Atentamente, Lic. Roberto Jaikel Saborío, M.Sc. GERENTE DE ÁREA Lic. Máximo Moraga Cabalceta, MBA ASISTENTE TÉCNICO Licda. Guitjoo Sánchez Torres, MBA FISCALIZADORA RJS/MMC/GST/mmd Ci: Junta Directiva – Popular SAFI Auditor Interno – Popular SAFI Expediente (G-2014002717, P-2) Ni: 24892 http://www.cgr.go.cr/ 2015-09-30T13:33:59-0600 MAXIMO MORAGA CABALCETA (FIRMA) 2015-09-30T13:36:48-0600 2015-09-30T13:54:11-0600 ROBERTO ARMANDO JAIKEL SABORIO (FIRMA) ] ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización de Servicios Económicos Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio Nro. 13891 25 de septiembre, 2015 DFOE-EC-0677 Máster Alejandro Centeno Roa Gerente General POPULAR SOCIEDAD DE FONDOS DE INVERSION, S.A. Estimado señor: Asunto: Emisión de criterio solicitado por Popular SAFI, S.A. sobre la posibilidad de que al personal de la Auditoría Interna se le pueda establecer un registro de asistencia Se procede a dar respuesta a su consulta efectuada en oficio N° SAFI-GG-308- 2015 del 18 de agosto de 2015, en el que solicita el criterio de esta Contraloría General sobre lo siguiente: “¿Debe o no el personal de Auditoria Interna proceder al registro de asistencia, dado que no afecta la actividad de la Auditoria Interna?“ I. MOTIVO DE LA GESTIÓN Manifiesta que en esa empresa existe un Registro de Asistencia de entrada y salida por medio de dispositivos electrónicos establecidos para todos los trabajadores y que considera que dicha medida debe ser acataba por el personal de la Auditoria Interna, dado que no afectan negativamente su actividad. Agrega que el Registro de Asistencia, refleja individualmente la información del personal de la sociedad, como es el cumplimiento de horario, vacaciones, incapacidades y demás aspectos relacionados; información que resulta muy valiosa para tener un mayor control sobre la productividad y el rendimiento de cada trabajador, lo que mejora el control interno institucional. Refiere al artículo 24 de la Ley General de Control Interno, que indica lo siguiente: “Artículo 24.-Dependencia orgánica y regulaciones administrativas aplicables. El auditor y el subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esta Ley dependerán orgá ...

División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio Nº 04236 19 de marzo de 2015 DCA-0693 Master Alejandro Centeno Roa Gerente General POPULAR FONDOS DE INVERSIÓN varana@popularvalores.com Estimado señor: Asunto: Se aprueba el contrato para la “Remodelación de oficinas”. Suscrito por Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A y Técnicas Redes A y M S.A., producto de la Licitación Pública 2014LN-000001-CL, por un monto de $279.454 (doscientos setenta y nueve mil cuatrocientos cincuenta y cuatro dólares exactos) Nos referimos a su oficio No. SAFI-GG-061-2015 de fecha 9 de febrero de 2015, mediante el cual solicita el refrendo contralor al contrato descrito en el asunto. Esta División de Contratación Administrativa requirió información adicional a la Administración contratante mediante oficio 3589 del 6 de marzo de este año, el cual fue atendido mediante oficio No.SAFI-PROV-020-2015 del 12 de marzo 2015 recibido en esta Contraloría General en esa misma fecha. Por disposición del artículo 8 del Reglamento de Refrendos, se tiene por acreditado lo siguiente: 1. Certificación de contenido económico correspondiente a certificación No SAFI-GFA-2015 del 09 de febrero de este año, suscrita por el Lic. Alonso Chavarría Richmond, Gerente Financiero Administrativo, mediante la cual se indica que existe contenido presupuestario para la Licitación Pública No 2014LN-000001-CL para el proyecto de Remodelación de Oficinas. En la Partida Presupuestaria Núnero 5-01-04 “Bienes Duraderos” por un monto de ¢142.000.000 y en la Partida 1.08.01 Mantenimiento de Edificios y Locales ¢17.701.000,00. (Folio 872 del expediente administrativo) mailto:varana@popularvalores.com División de Contratación Administrativa 2 2. Que por Acta No 05-2014 del Comité de Licitaciones del 11 de diciembre de 2014 decide por unanimidad de sus miembros, adjudicar las línea ...

División Jurídica Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio Nº 3563 5 de marzo del 2015 CGR/DJ-0255-2015 Señor Alejandro Centeno Roa Gerente General POPULAR SAFI acenteno@popularvalores.com Fax número: 2010-8971 Estimado señor: Asunto: Se rechaza solicitud de criterio. Caso concreto y falta de competencia. Se refiere este Despacho a su oficio número SAFI-GG-068-2015 de fecha 10 de febrero de 2015, recibido en esta Contraloría General en misma fecha, mediante el cual se consulta sobre el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 7202, respecto de la figura del encargado del archivo institucional. En atención a la consulta planteada, debe advertirse que en el ejercicio de la potestad consultiva de la Contraloría General, regulada en el artículo 29 de la Ley Orgánica (Ley Nº 7428 del 4 de setiembre de 1994), el órgano contralor ejerce la potestad consultiva en el ámbito de sus competencias, de manera que atiende las consultas que al efecto le dirijan los órganos parlamentarios, los diputados de la República, los sujetos pasivos y los sujetos privados no contemplados en el inciso b), del artículo 4, de la indicada ley. En este sentido, el “Reglamento sobre la recepción y atención de consultas dirigidas a la Contraloría General de la República”, R-DC-0197-2011 de las 8.00 horas del 13 de diciembre de 2011, establece las condiciones que rigen el trámite y la atención de las consultas ingresadas como parte del ejercicio de la competencia consultiva. Concretamente, el artículo 8 de dicho reglamento contempla los requisitos necesarios para la presentación de una consulta ante la Contraloría General de la República, entre los que se citan en lo de interés: ...